Om e-signering

Om e-signering

På denne siden tar vi for oss hva e-signering er for noe og hvordan det fungerer.

Hva er e-signering og hvordan fungerer det?

En elektronisk signatur fungerer på samme måte og er like bindende som en signatur gjort med penn og papir, men den er på mange måter enda sikrere og enda mer effektiv. 

Enkelt forklart har man mye mer informasjon om signeringsprosessen og selve signeringen med en elektronisk signatur enn med en underskrift på et papir. 

Gjennom signeringsprosessen lagres det en rekke datapunkter, slik som senders epostadresse og dato/tidspunkt for utsendelse, mottakers epostadresse og dato/tidspunkt for når de åpner avtalen på mail, dato/tidspunkt for når de åpner selve avtalen/tilbudet de har mottatt på mail, IP-adressen til mottaker,  i tillegg til hvilket akseptmiljø mottaker har bekreftet avtalen fra, slik som feks. nettleser-type, versjon med mer. All denne informasjonen lagres som en del av det signerte dokumentet og er samlet med på å gjøre digitale kontrakter juridisk bindende på samme måte som en signatur gjort med penn og papir. I DealBuilder finnes det flere forskjellige måter å signere elektronisk på og du kan velge om kundene dine skal signere med et tastetrykk eller om de skal kunne skrive under med musepekeren eller med en finger som signerer på skjermen. Felles for de begge er at de henter ut informasjon slik som nevnt over.

Regelverket for elektroniske signaturer:

I Norge er elektroniske signaturer regulert gjennom det som heter Lov om elektronisk signatur, eller med korttittel esignnaturloven. Dette er en lov som har til formål å legge til rette for en sikker og effektiv bruk av elektronisk signaturer. Loven ble vedtatt 15. juni 2001 og trådte i kraft 1. juli samme år.

I andre land har de tilsvarende ordninger hvor det for eksempel i USA er regulert gjennom ESIGN-loven og Uniform Electronic Transactions-loven (UETA-loven).

I EU er dette regulert gjennom eIDAS-forskriften som står for Electronic Identification and Trust Services-forskriften.

Felles for alle er at de har regulert at digitale signaturer er like juridisk bindende og har samme status som håndskrevne signaturer.

De grunnleggende juridiske prinsippene som støtter bruken av elektroniske signaturer er ikke definert av eIDAS, esignaturloven, eller andre lignende organer. De juridiske prinsippene finnes i avtaleloven, der et tilbud om å inngå en avtale fulgt av aksept av den utgjør en bindende avtale. I mangel av juridiske krav som spesifiserer kontraktsform, type signatur eller autentiseringsmetode, kan en kontrakt inngås på flere måter, inkludert på papir, i muntlig form, en bekreftelse på epost eller chat, et håndtrykk, eller med en elektronisk signatur.

eIDAS-forordningen og lignende organer er lovverk som regulerer bruken av elektroniske signaturer, men det foreskriver ikke bruk av dem i seg selv, og har heller ingen innvirkning på avtaleloven. Forordningene, som feks eIDAS, sier:

Denne forordningen påvirker ikke nasjonal rett eller den europeiske unions-rett knyttet til inngåelse og gyldighet av avtaler eller andre juridiske eller prosessuelle forpliktelser knyttet til form.

Faktisk er en grunnleggende elektronisk signatur tilstrekkelig og faktisk juridisk gyldig for de aller fleste transaksjoner, B2B, B2C, og mellom private personer. For å fjerne enhver tvil i denne forbindelse sier eIDAS eksplisitt dette grunnleggende prinsippet:

En elektronisk signatur skal ikke nektes rettsvirkning og tillatelse som bevis i rettssaker bare med den begrunnelse at den er i elektronisk form eller at den ikke oppfyller kravene til kvalifiserte elektroniske signaturer.

Se hvordan det fungerer

Både store og små selskaper i forskjellige bransjer bruker DealBuilder:

E-signering og coronavirus:

Når verden i stor grad sitter på hjemmekontor, blir det nesten umulig å signere med penn og papir, og bedriften din bør tilpasse seg den nye normalen.

I tillegg har langt i fra alle printer og scanner hjemme, så det gjelder å legge til rette for at både ansatte og potensielle kunder har teknologi på plass slik at forretningene kan foregå som før, også fra hjemmekontoret. Dette er effektivt både for den som sender tilbud og for den som skal signere.

Standardiserte avtaler og tilbud:

Til forskjell fra mange andre systemer som er basert på at man i hovedsak laster opp en PDF-versjon av en avtale som er laget i for eksempel Microsoft Word eller Excel, for deretter å få denne signert, er DealBuilder et system laget for å bygge standardiserte avtaler og tilbud.

Dette har en rekke fordeler:

– Standardiserte oppsett av dine eksisterende produkter og tjenester
– Standardiserte oppsett av produktspesifikke priser og vilkår
– Standardisert oppsett av generelle vilkår ved kjøp fra din bedrift
– Regler for bruk av systemet; Definer hvor mye rabatt som kan gis og hvilke tekster eller felter som kan endres på av brukerne/selgerne
– Du kan til og med velge å sette regler for forhåndsgodkjenning, slik at du/en leder kan se over et tilbud før selger har mulighet til å sende det ut til kunden

På denne måten er du ikke bare sikret en effektivitetsforbedring ved at dokumentet ditt kan signeres raskere og mer praktisk ved at det gjøres digitalt, men du er sikret at innholdet i avtalen/tilbudet som blir signert av kunden, faktisk er riktig.

Dette er like nyttig for et selskap som kanskje bare har én person som sender ut tilbud/avtaler til kunder, som for deg som har titalls eller hundrevis av personer som sende ut avtaler til kunder.

 

Risikoen du løper ved å ikke bruke et system for standardiserte avtaler og tilbud:

– Signerte avtaler som har feil priser
– Signerte avtaler som har feil vilkår
– Signerte avtaler med feil betalingsbetingelser 
– Signerte avtaler hvor det er gitt for mye rabatt
– Utsendte avtaler med skrivefeil og/eller feil informasjon om dine produkter og tjenester

Alt dette får du kontroll på med DealBuilder. 

Suksessfulle bedrifter bruker DealBuilder

Oppsummering av fordelene: 

– Det er enkelt å komme i gang
– Det er enkelt og sette opp
– Det er enkelt å bruke
– Selgere elsker å jobbe med det
– Bedriften din kommer til å spare mye tid hver gang de skal sette opp nye avtaler og tilbud
– Det er oversiktlig for kundene hva de skal kjøpe
– Du har kontroll på at bedriften din til enhver tid ser profesjonell ut ifm. salgsmateriell som sendes til potensielle kunder
– Selgerne dine kommer til å selge mer, fordi de kan følge opp kunder når de vet at de sitter med avtalen foran seg (fordi DealBuilder tracker avtaleprosessen)
– Det blir enklere for kundene dine å signere fordi de kan signere digitalt med en gang de er klare for det (aldri mer printe, signere, scanne, sende tilbake).
– Utsendelse av tilbud på både epost, SMS eller begge deler, gjør at du kan sende avtaler til kundene dine på en effektiv måte
– DealBuilder er tilpasset alle plattformer, som gjør at at kundene dine vil få opp tilbudet/avtalene dine på en profesjonell og enkel måte enten de bruker mobiltelefon, PC/MAC eller nettbrett. Sjansen for at kunden din åpner tilbudet ditt på mobiltelefon er mer enn 50 %, så det gjelder å legge til rette for at det er enkelt for kunden å se og signere tilbudet ditt der de er.

Tallene vi elsker:

Bygger du fremdeles salgsdokumentene dine manuelt eller holder du på med ineffektive prosesser og signering på gamlemåten? DealBuilder hjelper deg med å få avtalene dine raskest mulig ut til kundene for å holde momentet oppe. Med varsler, hurtigredigering og e-signatur bruker du kortere tid på tilbudsskriving, slik at du kan vinne nye avtaler med kunder betydelig raskere enn før.

50 %

nedgang i tid fra utsendelse av tilbud til signering

75 %

nedgang i tid brukt på å sette opp avtaler og tilbud

90 %

nedgang i risiko knyttet til feil informasjon i dine avtaler og tilbud.

100 %

digitalt. E-signering gjør det enklere for kunden dine og enklere for deg.

Kom i gang med Dealbuilder i dag